Outlookを無料のフリーアドレス(ホットデスク)の座席予約システムに

フリーアドレス（ホットデスキング）の座席予約システムを無料（正確には追加料金なし）で導入したい場合、Outlookを使う手があります。

Outlook管理者の準備

フリーアドレス（ホットデスキング）対象の座席に番号をつけて、そのオフィスレイアウトを社員に配布し、Outlook管理者が座席番号を会議室と同じように登録するだけです。

座席予約

たとえば、上図のオフィスで、Desk 27という座席を予約する場合、Outlookの予定表を開いて、出社予定日をダブルクリックします。タイトルを入力して、場所にDesk 27と入力します。（ここでは、New Outlookの画面で説明します。）

「使用可能」と表示されたら、Enterキーで確定します。左上の「保存」ボタンが「送信」ボタンに変わったら、「送信」をクリックします。

なお、座席番号を入力したときに「使用不可」と表示されたら、別の座席番号を入力しましょう。このとき、Desk 1と入力して待てば10番台、Desk 2と入力して待てば20番台の座席の候補が5つ表示されます。ここで確実に「使用可能」と表示される座席を選びましょう。

会議室予約にOutlookをお使いの会社であれば、それと全く同じ要領なので、導入も簡単です。

管理者の注意事項

Outlook上の座席番号の表示ルールは、会議室と混同しないようにするのがコツです。

例えば、東京と大阪に事業所がある会社で、それぞれの会議室名がTokyo Meeting Room 1、Osaka Meeting Room 2などと登録されている場合、東京の座席番号にDesk T11、大阪の座席番号にDesk O22のように会議室名とは明らかに異なるルールにするのです。

座席名もTokyo Desk 11、Osaka Desk 22のように似せてしまうと、Outlook上で会議室なのか座席なのかが紛らわしくなり、「会議室を予約したいのに座席も一緒に出て邪魔」と苦情のもとになります。

余談

「フリーアドレス」は和製英語です。個人的には、寝耳にミミズ級に気持ち悪いです。英語のHot-deskingが広まってほしいと思います。